Fortrolighed, rettigheder og offentlighed

Copenhagen Business School (CBS) lægger stor vægt på samarbejde mellem erhvervslivet og vore studerende. Reglerne er udarbejdet for at sikre et godt udbytte af samarbejdet for alle parter.

De(n) studerende og CBS
De(n) studerende er ikke ansat hos CBS og optræder derfor ikke på CBS’ vegne, ligesom de(n) studerende ikke kan forpligte CBS. De(n) studerende kan ikke underkastes kontrol fra CBS’ side, og CBS kan ikke påtage sig ansvar for de(n) studerendes handlinger ellerundladelser. CBS har ikke tegnet forsikring for de studerende i forbindelse med deres ophold i en virksomhed.

De(n) studerende og virksomheden
Samarbejde om et projekt skal baseres på en aftale mellem de(n) studerende og virksomheden. Som udgangspunkt vil der ikke være direkte kontakt mellem vejleder og virksomheden i forløbet.

Der kan i nogle tilfælde være tale om, at virksomheden ønsker at honorere de(n) studerendefor indsatsen. Dette forhold er CBS uvedkommende.
Det er i disse tilfælde vigtigt, at de(n) studerende og virksomheden er opmærksomme på, hvilke forventninger og krav virksomheden måtte have i denne sammenhæng, idet der kan være forskel i virksomhedens krav til umiddelbar anvendelighed (f.eks. i form af en konsulentrapport) og CBS bedømmelse af projektet i forhold til akademisk niveau.

Det skriftlige arbejdes form og indhold
Problemformuleringen diskuteres i første omgang mellem de(n) studerende og vejleder, hvorefter de(n) studerende sammen med virksomheden vurderer mulighederne for et samarbejde om projektet.
Der lægges fra CBS’ side vægt på teoretisk forståelse og anvendelse af teori på praktiske problemstillinger, hvilket skal reflekteres i projektet. Der kan derfor være behov for, at de(n) studerende og virksomheden aftaler en supplerende tilbagemelding i forbindelse med samarbejdets indgåelse.

De(n) studerende skal kunne arbejde videre med projektets emne, selvom samarbejdet med virksomheden skulle ophøre undervejs i processen.

Fortrolighed
I forbindelse med samarbejdet vil de(n) studerende ofte få udleveret virksomhedsdata eller andre fortrolige oplysninger, som virksomheden ikke ønsker offentliggjort. Virksomheden kræver derforofte, at den information, de(n) studerende og vejleder modtager som led i samarbejdet, skal holdes fortrolig. De(n) studerende bør efterkomme et sådant krav fra virksomheden og indgå en aftaleherom.
Aftaleparadigme er vedlagt som bilag. Aftalen er bl.a. formuleret i henhold til de anbefalinger og retningslinjer, som et udvalg under Rektorkollegiet har udarbejdet sammen med Dansk Industri (Anbefalingerne findes i publikationen ‘Kontakter, kontrakter og kodeks. Forskningssamarbejde mellem universiteter og virksomheder’. Dansk Industri og Rektorkollegiet, september 2004) samt efter drøftelser med flere større danske virksomheder, som CBS samarbejder med.

Aftalen underskrives af de(n) studerende, virksomheden og vejleder inden samarbejdet påbegyndes.
Såfremt vejleder forventes at underskrive, SKAL paradigmet anvendes uændret (bortset fra udfyldelse af navn, projektbeskrivelse m.v.)
Censorer udpeges af CBS i samarbejde med den landsdækkende censorinstitution, jf. gældende regler. Det vil derfor ikke være muligt at tage særlige hensyn til censors branchetilknytning el.lign.
Censorernes virke er omfattet af forvaltningslovens bestemmelser om tavshedspligt. Det vil derforikke være muligt at få en censor til at underskrive særlige fortrolighedserklæringer.

Virksomheden har pligt til at oplyse, hvilke informationer der stilles til rådighed, og hvilke personer der kan søges information hos, ligesom de(n) studerende har pligt til at oplyse virksomhedens medarbejdere om, hvordan den givne information vil blive anvendt. Det er muligt at opdele projektet i en fortrolig og en ikke-fortrolig del. Det er dog ikke muligt at udelukke eksaminator og censor (og evt. opponentgruppe) fra adgang til dele af projektet, såfremt disse dele skal lægges til grund for bedømmelsen af de(n) studerendes indsats.

Det er vigtigt, at der “holdes regnskab med” de informationer virksomheden udleverer. Den studerende har derfor pligt til at føre en liste over udleveret information, der jævnligt skal godkendes af virksomheden, normalt mindst én gang pr. måned (hvis der er udleveret ny information i perioden).
Den studerende har ligeledes pligt til at udarbejde en liste over information udleveret til vejleder,med mindre informationen alene er indeholdt i projektet.

Aftalen indebærer bl.a., at virksomheden får ret til at gennemlæse projektet inden dette afleveres til CBS, og virksomheden får ret til at forlange ændringer, såfremt virksomheden finder, at afsnit indeholder fortrolig information, der ikke ønskes offentliggjort. Hvis virksomhedens brug af denne ret medfører, at aflevering forhindres, kan den studerende vælge at indlevere projektet til CBS meden fortrolighedsklausul. Som bilag til aftaleparadigmet er der udarbejdet en fortrolighedserklæring, der underskrives og afleveres sammen med det skriftlige arbejde. Virksomheden har pligt til at underskrive fortrolighedserklæringen.

Rettigheder
De(n) studerende har rettighederne over det projekt/det produkt, de(n) studerende udarbejder. Har flere studerende i forening udarbejdet et projekt/et produkt, har de studerende i fællesskab rettighederne. Det er derfor også kun de(n) studerende selv, der kan give tilladelse til eventuelle begrænsninger i denne ret. Vedrørende retsgrundlaget henvises til Cirkulære om anvendelse af de studerendes opgaver og deres rettigheder i forbindelse hermed (Undervisningsministeriets cirkulære nr. 169 af 16. juli 1973) samt til § 43 i Videnskabsministeriets eksamensbekendtgørelse (Bekendtgørelse nr. 857 af 1. juli 2010 om eksamen og censur ved universitetsuddannelser (eksamensbekendtgørelsen) og § 55 i Undervisningsministeriets eksamensbekendtgørelse (Bekendtgørelse nr. 1016 af 24. august 2010 om prøver og eksamen i erhvervsrettede uddannelser).

Såfremt de(n) studerende og virksomheden ønsker at indgå aftale om overdragelse af rettigheder, er dette alene en aftale mellem de(n) studerende og virksomheden, og denne aftale vil på ingenmåde kunne omfatte hverken lærer/vejleders eller CBS’s evt. rettigheder.
Hvis arbejdet i virksomheden forventes at resultere i et konkret produkt (f.eks. et softwareprogram), er det meget vigtigt, at der på forhånd indgås en aftale om evt. overdragelse af rettigheder. Er intetaftalt, gælder dansk rets almindelige regler.
Aftaleparadigmet vedr. fortrolighed indeholder en bestemmelse om overdragelse af rettigheder, som kan anvendes.

Der kan indgås aftale mellem virksomheden, de(n) studerende og CBS om, i hvilket omfang hver af parterne er berettigede til at offentliggøre de resultater, der fremkommer som et led i samarbejdet. “CBS” vil i denne sammenhæng være vejleder.

Udlån af afhandlinger og specialer via CBS’ bibliotek kan kun ske med de(n) studerendes skriftlige samtykke. Endvidere kan disse arbejder kun anvendes i undervisningen, såfremt skriftligt samtykke fra de(n) studerende foreligger.
CBS har ejendomsretten til det antal fysiske eller elektroniske eksemplarer af en opgave, der ifølge reglerne skal afleveres i forbindelse med bedømmelsen. CBS har ifølge arkivlovene pligt til at opbevare disse eksemplarer, hvorfor de ikke vil kunne udleveres til de(n) studerende og/eller virksomheden.

Copenhagen Business School, 1. februar 2011
Johan Roos
Rektor

Se også disse dokumenter i den studieadministrative regelsamling:
– Checkliste til brug ved studerendes aftaler med virksomheder om samarbejde
– Aftale om fortrolighed

Denne tjekliste er udarbejdet til de studerendes eget brug og skal ses i sammenhæng med CBS ”Regler for indgåelse af aftaler om fortrolighed og rettigheder i forbindelse med samarbejde mellem studerende, virksomheder og CBS om specialer, afhandlinger, semesteropgaver, projektorienterede forløb m.v.” af 8. maj 2006.

Projektstart

• Problemformuleringen skal først godkendes af vejleder – herefter kontaktes virksomheden, og de(n) studerende og virksomheden vurderer sammen, om der er basis for et samarbejde.
• Hvem er kontaktperson i virksomheden?
• Hvor mange timer kan de(n) studerende forvente, at virksomheden vil investere i samarbejdet?
• Hvor mange timer kan virksomheden forvente, at de(n) studerende vil investere i samarbejdet?
• Hvad er tidshorisonten (start og slut)?
• I hvilket omfang kan de(n) studerende vederlagsfrit trække på virksomhedens ressourcer? F.eks. netopkobling, IT-udstyr, databaser, kopiering m.v.
• Hvis virksomheden ønsker at honorere indsatsen, skal betingelserne, omfanget m.v. aftales meget nøje på forhånd.
• Omfatter virksomhedens forsikring den studerende under opholdet, eller skal den studerende selv sørge for at have en forsikring?

Adgang til og forvaltning af informationer samt ophavsret

• I hvilket omfang stiller virksomheden informationer til rådighed? Er informationerne offentligt tilgængelige (f.eks. via web, årsregnskaber m.v.) og/eller fortrolige?
• Hvordan skal de evt. fortrolige oplysninger behandles? Det er vigtigt at sikre, at det nødvendige datagrundlag kan medtages i den skriftlige fremstilling, der skal eksamineres i. Det kan derfor være nødvendigt at afgrænse sig fra brug af fortrolige oplysninger. – Husk, at lærer/vejleder og censor er omfattet af tavshedspligt som offentligt ansatte og derfor ikke må videregive informationer, hvis der er gjort opmærksom på, at de skal behandles fortroligt. Såfremt virksomheden forventes at udlevere fortrolig information, skal der, inden samarbejdet påbegyndes, indgås en aftale om fortrolighed (aftaleformularer vedlagt som bilag til gældende retningslinier).
• Hvem må modtage et eksemplar af afhandlingen? Lærer/vejleder, censor og CBS skal have et eksemplar, men må andre virksomheder, medstuderende eller andre få et eksemplar? Skal virksomheden selv have et eller flere? Hvem skal betale, hvis de vil have mange?
• Hvis der er tale om at udarbejde et konkret produkt (f.eks. et softwareprogram), hvem har så rettighederne? Og skal der være en betaling til de(n) studerende i den sammenhæng?

Formidling af resultater

• Hvad kan offentliggøres efterfølgende – og af hvem? Husk, at det som udgangspunkt er de(n) studerende, der har ophavsretten til indholdet i det skriftlige arbejde. Skal der skrives en artikel til et tidsskrift eller et dagblad? Hvem skal skrive – og hvem er afsender? Skal artiklen i givet fald godkendes af virksomheden?
• Er virksomheden indstillet på at modtage afrapportering i form af afhandling/speciale (som har en vægt på teori og dens anvendelse) eller ønsker virksomheden en særlig afrapportering? Vær opmærksom på, at det kan kræve et væsentligt ekstraarbejde! Husk også at få gjort klart, at der er forskel på en CBS opgave og en konsulentrapport. Ønsker virksomheden at få en mundtlig præsentation af resultaterne?

Copenhagen Business School
8. maj 2006

1.1 Indledning
1.2 CBS (CBS anvendes her som betegnelse for hele universitetet. Hvem der på CBS har kompetence til at tage stilling til faglige spørgsmål mv. følger bestemmelserne i universitetslovn, vedtægter og delegationsskriver og uddybes ikke yderligere her) ønsker at levere undervisning, der imødekommer de studerendes og samfundets behov for god, tidssvarende og fleksibel undervisning. Formålet med retningslinjerne er at klarlægge gældende rettigheder til undervisning og undervisningsmateriale mv., udført af CBS-ansatte.

1.3 Retningslinjerne fratager ikke de ansatte deres lovbestemte og kutymemæssige ophavsret til værker de frembringer, men klargør CBS’ ret til at gøre brug af udarbejdede undervisningsmaterialer samt til at optage undervisning mv. og gøre brug heraf.

1.4 Baggrunden er ønsket om fortsat at anvende optagelse af undervisning og online kurser mv i udviklingen af CBS’ uddannelser og udnytte alle leveranceformer til at erstatte en del envejskommunikation med øgede muligheder for dialog mellem underviser og studerende. Sigtet er således ikke at reducere undervisningsstaben, men udelukkende at opnå en bedre og mere tidssvarende udnyttelse af de samlede undervisningsressourcer.

1.5 Optagelse af undervisning og brug af undervisningsmateriale foregår som en naturlig del af den daglige undervisning i en række fag og kurser, og det fungerer normalt uproblematisk. Da der imidlertid investeres meget tid og ressourcer i dette, har vi fundet det hensigtsmæssigt at beskrive, hvordan man skal forholde sig, hvis der i sjældne tilfælde ikke er enighed, fx når ansatte stopper, så vi kan sikre, at det arbejde kolleger har lagt, og den investering CBS har lavet fortsat kan komme de studerende til gavn.

2 Anvendelsesområde
2.1 Retningslinjerne omfatter alle videnskabelige medarbejdere, der er ansat på CBS. De ansatte repræsenteres af VIP Klubben eller Professorforeningen (Retningslinjerne omfatter også det arbejde DVIP laver som ansatte på CBS. Hvis der er særlige grunde kan uddannelsesdekanen dog give dispensation fra retningslinjerne. De studerendes rettigheder behandles ikke i disse retningslinjer).

3 Optagelse af undervisning mv.
3.1 Det er en naturlig del af undervisningen, at undervisning kan optages, så det kan anvendes til en række formål fx til repitition, i e-læringsforløb og meget andet. CBS kan derfor optage enhver form for undervisning, foredrag eller oplæg mv. (herefter samlet benævnt “Undervisning”), der foregår i lokaler benyttet af CBS. Optagelsen kan ske på enhver måde, som måtte være hensigtsmæssig (lyd, film, livestream osv) og ved at andet materiale, herunder slides, integreres i optagelsen (herefter samlet benævnt “Optagelserne”).

3.2 Billedoptagelse vil normalt ske ved, at der i det relevante lokale vil være ét eller flere kameraer, som primært vil fokusere på underviseren/foredrags-/oplægsholderen (herefter blot “Underviseren”), og det Undervisningsmateriale (som defineret nedenfor) som han eller hun fremviser under Undervisningen. Optagelserne kan lagres på ethvert medium og i ethvert format.

3.3 Som underviser er det rimeligt, at man på forhånd ved om undervisningen skal optages, ligesom den undervisning der optages ikke bare kan tages ud af en sammenhæng. CBS skal oplyse om at undervisning kan blive optaget i så god tid at den enkelte underviser kan indrette sig efter det. Det kan fx være for at tilpasse indhold eller form, eller undersøge muligheder for at ændre sin deltagelse (Den enkelte kan ikke modsætte sig at undervisning optages, men CBS vil som hidtil bestræbe sig på, at de opgaver den enkelte skal løse i så høj grad som muligt tilrettelægges så den enkelte gør det han eller hun er bedst til og har det bedst med). Oplysninger om planlagt optagelse skal gives på en sådan måde, at underviseren ved hvilke(n) undervisningsgange, der vil blive optaget.

3.4 Optagelserne tilhører CBS og må ikke benyttes af andre uden CBS’ skriftlige samtykke, medmindre andet er anført i disse retningslinjer, jvf 4.8 og 5.8. Hvis der indgås aftale om tilladelse til brug af andre, angives det samtidig på hvilke vilkår.

4 Brug af Optagelser
4.1 CBS er berettiget til at gøre brug af optagelserne, i det omfang det er nødvendigt for CBS’ sædvanlige virksomhed. Det kan fx være ved, at ansatte bruger optagelserne i forbindelse med forberedelse og afvikling af undervisning eller ved at gøre optagelserne tilgængelige for studerende ved CBS. Det kan ske både i de lokaler CBS bruger eller på CBS’ hjemmesider, intranet, LMS el.lign.

4.2 CBS må gerne redigere optagelserne ved at klippe imellem de forskellige kameraer, ved at tilføje undervisningsmateriale (som defineret nedenfor) og ved at anvende uddrag af materialet, så længe det sker i meningsfulde dele. CBS er herudover ikke berettiget til at ændre i optagelserne uden underviserens samtykke.

4.3 Underviserens navn, titel og ansættelsessted samt datoen for optagelsen skal altid anføres i samtlige eksemplarer af optagelserne, og når optagelserne gøres tilgængelige, som nævnt i pkt. 4.1. Underviseren skal krediteres sålænge han eller hun har bidrag i materialet. Underviseren kan, hvis han eller hun ønsker det, bede om ikke at blive krediteret.

4.4 Underviseren får adgang til det optagne inden dettes videre anvendelse. Hvis der optræder åbenlyst utilsigtet uheldig optræden i enkelte optagelser kan underviseren henvende sig til uddannelsesdekanen og anmode om at disse fjernes.

4.5 Hvis indholdet i en optagelse viser sig at blive fagligt forældet eller urigtigt, kan underviseren henvende sig til uddannelsesdekanen og anmode om, at optagelsen fjernes eller tilpasses af denne grund. Ved uenighed eller tvivl om, hvorvidt der er tale om fagligt forældet eller urigtigt materiale, kan tillidsrepræsentant samt studieleder inddrages i diskussionen (Her beskrives medarbejderens ret til at få materiale fjernet. Normalt vil den fagansvarlige, som led i sin kvalitetssikring løbende vurdere hvornår materiale er forældet og få det fjernet).

4.6 CBS’ rettigheder i henhold til pkt. 4.1 og 4.2 består, uanset om ansættelsesforholdet mellem CBS og underviseren efterfølgende måtte ophøre.

4.7 Når der er forløbet 5 år fra tidspunktet for en optagelse, kan underviseren ved at fremsende en anmodning til uddannelsesdekanen kræve, at CBS ophører med at gøre brug af og sletter optagelsen senest 3 måneder efter udløbet af det studieår (1. september – 31. august), hvori anmodningen er fremsat.

4.8 CBS er ikke berettiget til at overdrage sine rettigheder i henhold til dette pkt. 4 til tredjemand eller på anden måde stille det til rådighed for tredjemand uden underviserens samtykke. En aftale om at bruge det uden for CBS indgås mellem underviseren og uddannelsesdekanen og vil kunne indeholde kompensation til underviseren.

5 Brug af undervisningsmateriale
5.1 Ved undervisningsmateriale forstås enhver form for materiale, der er frembragt af CBS’ ansatte, jf. pkt. 2.1 (herefter “frembringeren”) og benyttet i forbindelse med Undervisning på CBS. Det kan fx være tekster, billeder, tegninger, grafik, præsentationer i PowerPoint, slides, skemaer, opgaver, rettevejledninger, e-learning, quizzer, film- og lydoptagelser mv. (herefter “undervisningsmateriale”).

5.2 CBS er berettiget til at gøre brug af undervisningsmateriale, i det omfang det er nødvendigt for CBS’ sædvanlige virksomhed. Det kan fx være til andre CBS’ ansatte i forbindelse med forberedelse, til at fremstille eksemplarer eller gøre det tilgængeligt for de studerende. Brugen kan ske i ethvert format og både i lokaler benyttet af CBS eller på hjemmesider, intranet, learning management systemer og lignende, for de studerende.

5.3 CBS kan kræve, at frembringeren af undervisningsmateriale sender eller uploader et elektronisk eksemplar heraf til CBS.

5.4 CBS er ikke berettiget til at ændre i undervisningsmateriale uden frembringerens samtykke. Dette hindrer ikke, at materialet bruges i uddrag, så længe det sker i meningsfulde dele.

5.5 Frembringerens navn, titel og ansættelsessted samt datoen for frembringelsen skal altid anføres i samtlige eksemplarer af undervisningsmaterialer, der gøres tilgængeligt.

5.6 CBS’ rettigheder i henhold til dette pkt. 5 består, uanset om ansættelsesforholdet mellem CBS og frembringeren efterfølgende måtte ophøre.

5.7 CBS er ikke berettiget til at overdrage sine rettigheder i henhold til dette pkt. 5 til tredjemand eller på anden måde stille det til rådighed for tredjemand uden frembringerens samtykke. En aftale om at bruge det uden for CBS sædvanlige virksomhed indgås mellem underviseren og uddannelsesdekanen og hvis den medfører indtægter til CBS vil disse i udgangspunktet blive delt mellem CBS og underviseren.

5.8 Undervisningsmateriale frembragt på CBS kan kun benyttes i anden sammenhæng efter aftale mellem CBS og frembringeren. I udgangspunktet kan materialet ikke bruges til konkurrerende virksomhed. Simpelt undervisningsmateriale (fx powerpoints, noter, mindre opgaver etc.), der er fremstillet af frembringeren alene, kan frembringeren dog anvende uden for CBS, uden at der skal indgås aftale herom. Der henvises endvidere til de til enhver tid gældende retningslinjer for bibeskæftigelse.

5.9 Nærværende retningslinjer ændrer ikke ved den hidtidige praksis, hvorefter underviseren kan publicere lærebøger. Frembringeren/underviseren indgår da selv relevante forlagsaftaler og aftaler om salg mv. under iagttagelse af de forpligtigelser man har som ansat på CBS.
Undervisningsmateriale fremstillet i forbindelse med beskæftigelse andet sted end CBS, er ikke omfattet af disse retninglinjer, forudsat at CBS’ regler om bibeskæftigelse er overholdt.

6 Andre bestemmelser
6.1 Underviseren/frembringeren modtager ikke særskildt vederlag eller godtgørelse for anvendelsen af materiale medfør af disse retningslinjer.

6.2 Underviseren og/eller frembringeren af undervisningsmateriale skal så vidt muligt undgå eller subsidiært gøre opmærksom på mulige krænkelser af tredjemands rettigheder.

6.3 Retningslinjerne er fastsat efter drøftelse mellem CBS og VIP tillidsrepræsentanterne.

6.4 Retningslinjerne skal løbende tilpasses udviklingen, og de skal derfor som udgangspunkt drøftes hvert 2. År, i efterårssemesteret. Drøftelserne sker mellem CBS og VIP tillidsrepræsentanterne.

10. marts 2018

CBS må som udgangspunkt ikke udlevere personlige oplysninger om de studerende eller de studerendes studiemæssige forhold fra registrene, jf. persondataloven. På det studiemæssige område kan dette eksempelvis være personlige oplysninger så som personnummer, adresser, telefonnumre, opholdsland, data fra personsager, karakterer og karakterniveau, studiemæssig status og tilmelding i vores systemer, undervisningssted.

CBS bliver ofte kontaktet af virksomheder eller organisationer, som ønsker oplysninger om vores studerende, evt. dimittender. Der kan f.eks. være tale om at virksomhederne ønsker at sponsorere, uddele priser og afholde middage for de studerende, der har det højeste karaktergennemsnit, bedste kandidatafhandling o.l. CBS modtager endvidere ofte henvendelser fra virksomheder som i forbindelse med en ansættelsesproces ønsker at få bekræftet at en bestemt ansøger er dimitteret med en grad fra CBS eller at få adgang til dimittendens placering på ratings, o.l.

Hvilke oplysninger kan videregives uden samtykke?
Studiesekretariaterne kan kun bekræfte følgende oplysninger uden den studerendes/dimittendens samtykke:
– Om personen er dimitteret fra CBS
– På hvilken uddannelse personen er dimitteret
– Hvilken dato personen er dimitteret

Vi kan kun bekræfte hvorvidt de oplysninger virksomheden eller organisationen selv oplyser, er korrekte eller ej – til forskel fra at oplyse; f.eks. skal personerne der henvender sig aktivt spørge om det er korrekt at en given studerende er dimitteret fra CBS, hvortil dette kan bekræftes eller afkræftes. CBS må ikke efter modtagelse af et navn uden opfordring give oplysninger om den studerende.
CBS har endvidere pligt til at videregive oplysninger, såfremt andre offentlige myndigheder f.eks. Politi (hvor vi har en særlig vidtgående forpligtelse til at give oplysninger), SU-styrelsen, A-kasser, sociale myndigheder, kommuner ol. henvender sig til CBS, fordi de som myndighed ikke kan komme videre med behandlingen af en sag hos en borger, som samtidig er studerende hos os.
Den pågældende myndighed skal i givet fald kunne godtgøre, at de ikke kan komme videre med sagsbehandlingen af den pågældendes sag, for at kunne få data udleveret. Endvidere skal modtageren kunne identificere sig som ansat ved myndigheden, f.eks. ved at give et nummer til hovedomstillingen, hvortil vi kan ringe op. CBS sender i givet fald oplysningerne skriftligt (ikke på mail).

Hvilke oplysninger kræver samtykke?
Det er naturligvis vigtigt, at CBS ikke forhindrer at dimittender kan indstilles til forskellige priser som påskønnelse af en god studieindsats, eller at der kan sendes nødvendig dokumentation, karakteroplysninger eller bekræftelse til en mulig, fremtidig arbejdsgiver. Udlevering af oplysninger i disse tilfælde skal imidlertid ske med største varsomhed.
Det er derfor vigtigt at sikre at udlevering af diverse oplysninger sker med den studerendes/dimittendens eget samtykke, og derfor anbefales det, at studiesekretariaterne følger en procedure, hvor de fremsender en blanket til de(n) studerende eller dimittend, som virksomheden anmoder om flere oplysninger om, end dem CBS umiddelbart må bekræfte. Den studerende eller dimittenden skal med sin underskrift give sit samtykke til at oplysningerne kan sendes videre til den anførte virksomhed eller organisation. Se eksempel på en samtykkeerklæring.

Flere rekrutteringsbureauer anvender standardformularer som de studerende har underskrevet, når de henvender sig om oplysninger fra vores studerende / dimittender. Studiesekretariaterne skal imidlertid sikre sig, at den studerende rent faktisk har underskrevet formularen inden der udleveres oplysninger. Dette kan gøres ved at kontakte den studerende og få bekræftet, at han/hun har underskrevet den pågældende formular.

Ratinglister
Studiesekretariaterne kan udlevere rating lister fra sparc for årgange og fag til studerende. Rating listerne må dog under ingen omstændigheder indeholde de studerendes personnumre og navne, men må udelukkende vise karakterfordelingen på årgangen eller faget. Rating listerne må kun rekvireres af de studerende /dimittenderne selv – og må ikke sendes direkte til virksomhederne.

Når en studerende henvender sig for at få udleveret oplysninger om sig selv.
Ved enhver henvendelse fra en studerende, der medfører udlevering af oplysninger om den pågældende studerende, skal man i fornødent omfang sikre sig, at det er den rette person, man udleverer oplysningerne til. Oplysninger må ikke udleveres til en anden person (f.eks. forældre og familie), blot fordi denne kan oplyse personnummer. For at være sikker på personens identitet bør oplysninger kun udleveres ved personligt fremmøde eller ved at fremsende oplysninger til den adresse CBS har noteret på den studerende.

Hvordan håndteres henvendelser om navne og adresser til diverse forsendelser?
Endelig skal nævnes den situation hvor en virksomhed eller organisation anmoder CBS om at videregive navne og adresser m.h.p. at lave masseudsendelser af breve, materialer eller indbydelser til en gruppe af studerende eller dimittender. I disse tilfælde henvises til Regler for organisationers og virksomheders udsendelse af materiale til CBS’ studerende. Alle henvendelser om masseudsendelser til vores studerende eller dimittender visiteres videre til CBS Business Relations & Communications.

I tilfælde af at CBS modtager en henvendelse fra en organisation eller virksomhed, som vil invitere en bestemt gruppe studerende til et arrangement (disse henvendelser vil også typisk være rettet til
Business Relations & Communications), kan CBS forestå formidlingen ved via mail at spørge de enkelte studerende, om de er interesserede i at deltage i arrangementet. Accepterer en studerende skriftligt via mail, at denne gerne vil deltage i arrangementet, kan CBS sende invitationen fra virksomheden til den studerende, som så selv kan gå videre med at acceptere. CBS kan også acceptere på den studerendes vegne overfor virksomheder (såfremt en mail om samtykke er modtaget). CBS må i givet fald ikke udlevere andet end navnet på den studerende til virksomheden.

Evt. videregivelse af oplysninger skal ske skriftligt!
Evt. videregivelse af oplysninger ifølge ovenfor nævnte retningslinjer skal ske skriftligt og ikke via mail (eftersom mailsystemet er for usikkert så længe CBS ikke råder over krypterede mailkonti).
Det vil sige at såfremt henvendelsen fra virksomheden modtages på mail, bekræfter vi pr. brev. Såfremt vi taler i telefon med en virksomhed, der ønsker oplysninger bekræftet, skal vi henvise til at de kontakter os skriftligt pr. brev eller mail. Såfremt der er tale om de oplysninger som er undtaget samtykke, må vi imidlertid godt bekræfte oplysningerne over telefonen.

CBS, 1. juni 2010
Rie Snekkerup
Studieadministrativ chef

Bilag: Eksempel på samtykkeerklæring til udlevering af karakterer til virksomheder ol.
Virksomhedens navn:

Evt. kontaktperson:
Evt. tlf.nr. på kontaktperson:

Ovenstående virksomhed har anmodet om at få tilsendt uddannelsesmæssige data vedr. dig fra vores registre i forbindelse med begrundelse i:
_ prisuddeling
_ arrangement
_ bekræftelse af uddannelse (grad, karakteroplysninger, ratings)
_ Andet:__________________

Såfremt du giver tilladelse til at oplysningerne videregives til virksomheden, bedes du med din underskrift give samtykke til at følgende oplysninger må videregives til ovennævnte virksomhed.
_ navn og adresse
_ grad/studieretning
_ karakteroplysninger
_ ratings
_ virksomheden må evt. tage kontakt med undertegnede
_ Andet:__________________

Dato:
Underskrift:


Erklæringen bedes afleveret på eller sendt til dit studiesekretariat

CBS kan på visse betingelser give studenterorganisationer, faglige organisationer og virksomheder mv. tilladelse til via post at udsende materialer indeholdende forskellige tilbud, hvis de skønnes at have faglig, karrieremæssig eller social interesse for vores studerende.

Hvilke grupper kan få denne tilladelse:

• Studenterorganisationer mv., der samarbejder med CBS Students.
• Faglige organisationer, herunder studenterafdelinger og a-kasser, der organiserer dimittender og studerende.
• Virksomheder, som samarbejder med CBS i forbindelse med karrieremesser ol.
• Virksomheder og organisationer, foreninger o.l., der fremstår som naturlige aftagere af CBS’ studerende og dimittender, uanset studieretning, såfremt disse har et formaliseret samarbejde med CBS, fx et partnerskab el.

Såfremt der hersker tvivl om, hvorvidt en organisation, virksomhed mv. falder inden for disse grupper, træffer CBS Business Relations & Communications afgørelser herom. Afgørelsen kan indankes for rektor.

Hvem administrerer ordningen?
CBS Business Relations & Communications har ansvaret for at administrere ordningen. Alle henvendelser om tilladelse til at anvende ordningen visiteres til denne enhed.

Praktisk procedure
CBS Business Relations & Communications aftaler i hvert enkelt tilfælde med den pågældende organisation eller virksomhed mv., hvilke udtræk, der skal foretages fra Studenter- og/eller Stabsmatriklen, og hvilke materialer, forsendelsen må indeholde. Materialerne skal altid relatere sig mod de studerendes studiemæssige, sociale – eller karrieremæssige forhold. Alle materialer og udkast til følgeskrivelse sendes CBS Business Relations & Communications til gennemsyn inden udsendelse. Denne kan forbeholde sig ret til at afvise materialer, hvis det vurderes, at de falder uden for reglerne.

I tvivlstilfælde konsulteres rektor, som også kan give tilladelse til, at andre typer materialer end omtalt oven for kan udsendes.

Af alle forsendelser skal det tydeligt fremgå, at CBS Business Relations & Communications har givet tilladelse til forsendelsen. Dette kan gøres ved at vedlægge en følgeskrivelse med information herom eller ved at indskrive de nødvendige oplysninger i forsendelsens følgeskrivelse. CBS Business Relations & Communications udarbejder de nødvendige eksempler hertil.

Materialet pakkes altid af afsenderen. Labels påsættes altid under opsyn af medarbejdere fra CBS. Alternativt kan arbejdet dog udføres af et af CBS godkendt kuverteringsbureau eller lokalt postkontor.
Såfremt der konstateres misbrug af ordningen, kan CBS med øjeblikkelig virkning stoppe samarbejdet med den pågældende organisation eller virksomhed.

CBS kan fastsætte en overgrænse for, hvor mange udsendelser med labels den enkelte organisation eller virksomhed kan foretage pr. år.

Betaling
Alle virksomheder og organisationer mv. betaler de med udsendelsen forbundne udgifter i henhold til gældende regler.

Vedr. fællesudsendelser fra CBS og organisationer og foreninger træffes nærmere aftale i hvert enkelt tilfælde om udgiftsfordelingen.

CBS, 24. april 2010
Jette Ryttergaard